In 2021 verhuisden het magazijn en de centrale aankoopdienst van Erpe-Mere naar Erembodegem. Chantal Huys (diensthoofd Centrale Aankoopdienst) en Sara Masscho (diensthoofd Magazijn) nemen jullie graag mee voor een blik achter de schermen en vertellen hoe dit allemaal verlopen is.
Laten we beginnen bij het begin. Waarom moesten jullie verhuizen met het magazijn en de centrale aankoopdienst?
Chantal: “Het huurcontract op onze vorige locatie in Erpe-Mere was stopgezet omdat de verhuurder de ruimte nodig had om zijn eigen bedrijf uit te breiden.”
Hoe gingen jullie aan de slag in de zoektocht naar een nieuwe locatie?
Sara: “In de lente van 2020 hoorden we dat ons huurcontract zou stopgezet worden in januari ’21 en zijn we meteen actief beginnen zoeken naar een nieuwe locatie. We hadden slechts een zeven maand (zomervakantie en eindejaar inclusief) om die verhuis te regelen. We hebben gelukkig intensieve begeleiding gekregen van de externe consultancy firma Omni Care Consult. Zij voerden aan analyse uit van wat we precies nodig hadden aan oppervlakte op basis van onze artikellijnen en onze aantallen in stock en daarna adviseerden ze ook bij de zoektocht naar een nieuwe locatie en hebben ze een draaiboek gemaakt voor de verhuis. Zij kenden het A.S.Z. al omdat ze de vorige verhuis van ons oud-economaat op campus Aalst naar Erpe-Mere (in 2013) ook begeleid hebben. Daar moesten we verhuizen toen het steriel materiaal van de apotheek erbij kwam en er geen uitbreiding meer mogelijk was in Aalst.
Chantal: ‘’Maar toen kwam corona uiteraard. Gelukkig had dit niet zo veel effect op onze zoektocht. Alle vergaderingen met betrokken partijen konden doorgaan via Microsoft Teams. En in juni '20 zijn we dan plaatsbezoeken gaan doen op drie locaties die kans maakten. Hier moesten we wel met zo weinig mogelijk mensen effectief ter plaatse gaan door de coronamaatregelen. Maar we hebben veel foto’s gemaakt en deze daarna gedeeld met alle partijen die mee beslisten. Van deze ruimte hier in Erembodegem waren we snel overtuigd. Zowel Sara als ik zagen wel meteen het potentieel van deze site, we hadden ook enkele andere beschikbare sites in de buurt bezocht, maar deze beantwoordde het meest aan onze noden. We hebben het contract hier uiteindelijk definitief getekend in oktober '20 en toen moest alles heel snel gaan."
Welke voorbereidingen kwamen er allemaal bij kijken?
Sara: “Het nieuwe magazijn werd eigenlijk ‘from scratch” helemaal ingetekend: bestaande palletstellingen werden afgebroken, er werd een volledig nieuwe geconditioneerde ruimte voor de opslag van steriel materiaal geïnstalleerd. Alle voorraadartikelen (ongeveer 1500!) werden opnieuw in detail bekeken om ze een zo efficiënt mogelijke voorraadlocatie te geven, want de lay-out van ons nieuwe magazijn was helemaal anders dan ons magazijn in Erpe Mere.”
En dan was het tijd voor de effectieve verhuis. Hoe verliep die?
Sara: “Voor de verhuisdagen werd er een draaiboek opgesteld: de helft van onze medewerkers bleven in ons oud magazijn in Erpe-Mere, waar we alles ‘leegpickten’ in volgorde van hoe het in ons nieuw magazijn in de verschillende rekken moest geïnstalleerd worden, een verhuisfirma volgde ons op de voet door leeggemaakte legbordrekken af te breken en in Erembodegem terug op te bouwen. Vrachtwagens reden af en aan om alles naar het nieuwe magazijn te brengen, waar het door de andere helft van de medewerkers werd uitgepakt en op de nieuwe voorraadlocatie gelegd.”
Chantal: “We zijn effectief verhuisd tussen woensdag 13 januari en vrijdag 15 januari. Zo hadden we het weekend nog als reserve als het nodig zou zijn. Maar alles verliep heel vlot en we hadden het weekend zelfs niet nodig. We hebben bij de verhuis wel heel erg veel hulp gekregen van onze eigen Technische Dienst, Verdeeldienst en IT-dienst. Zo heeft de Technische Dienst geholpen met alle plannen en installaties en zelfs meubels op maat laten maken. De IT-dienst had alles hier perfect voorbereid qua netwerk, printers en telefonie en één van de de IT-verantwoordelijken die bij dit project betrokken waren, bleef die maandag na de verhuis nog een hele dag stand-by voor mogelijke problemen met printers, computers of andere. De collega’s van de Verdeeldienst zijn ons komen helpen op de verhuisdagen zelf."
Sara: Maandag was alles gewoon terug operationeel en konden we meteen terug met de picking beginnen. En in de drie dagen dat er geen leveringen konden gebeuren, hadden we genoeg buffer voorzien voor alle diensten. De KANBAN-afdelingen werden bijvoorbeeld extra gescand zodat zij die dagen zonder voorraadproblemen konden doorkomen en we hadden op campus Aalst een uitgebreide ‘noodstock’ geïnstalleerd met een heleboel PBM’s en andere veel verbruikte artikelen.
De tweede helft van januari werd in Erpe-Mere nog verder alles schoongemaakt, zodat eind januari alles daar afgesloten kon worden. Het was een héle drukke en bij momenten stresserende periode, maar heel plezant om te doen. We hebben nauw kunnen samenwerken met andere diensten van ons ziekenhuis en iedereen deed zijn uiterste best voor dit project!
Wat zijn de grootste voordelen van deze nieuwe locatie?
Chantal: “Het was voornamelijk de uitstekende ligging die de doorslag heeft gegeven bij onze beslissing: dichtbij de op- en afrit van de E40 (net zoals vroeger in Erpe-Mere). Ook de afstanden naar onze campussen zijn globaal gezien ongeveer hetzelfde, de afstand naar Wetteren is iets verder. Maar Geraardsbergen is dan weer iets dichterbij. Een ander groot voordeel is dat het hier rustiger is dan op onze vorige locatie. Er wordt minder aan- en afgereden door de andere firma’s in het gebouw en onze bureaus zijn aan de achterkant van het gebouw gelegen. Tegelijkertijd is de afstand van ons magazijn naar de bureaus van de aankoopdienst toch korter.
Sara: “Het magazijn is in feite kleiner dan voorheen maar het is efficiënter ingericht, op basis van onze ervaring op de vorige locatie. In Erpe-Mere hadden we eigenlijk iets te veel ruimte. Voor onze magazijnmedewerkers is de binnentemperatuur nu aangenamer om in te werken doordat er een sas voorzien is tussen de laad- en losruimte en het magazijn zelf. Als de buitenste poort openstaat om leveringen te lossen, kunnen we gewoon onze binnenste poort sluiten en blijft de koude lucht buiten. Het is op die manier ook gemakkelijk om alles netjes te houden in ons magazijn. We hebben ook gedacht aan de ergonomie met hogere tafels aan de werkstations.”
En hoe loopt alles intussen, nu jullie hier een jaar gesetteld zijn?
Chantal: “In het begin zijn er uiteraard wel wat kleine perikelen geweest, zoals alarm dat afgaat of een hek dat niet opent omdat de badge niet werkt. Dan is het altijd even zoeken de eerste keer hoe we dit best oplossen. Gelukkig kunnen we altijd terecht bij de andere firma’s hier in het gebouw, All-Round en Montea. Hun medewerkers zijn altijd heel behulpzaam. Voor de rest loopt alles intussen vrijwelop wieltjes.”
Met hoeveel personen werken jullie hier?
Sara: "In het magazijn werken er 5 magazijnmedewerkers, 1 hoofdmagazijnier en ikzelf als diensthoofd.”
Chantal: "Op de centrale aankoopdienst zijn we met 4 administratieve medewerkers, 1 KANBAN-verantwoordelijke, 1 aankoper en ikzelf."
Sara: “Ik vind het niet zo erg om hier afgesplitst te zitten van de campussen. En we voelen ons hier zeker niet afgesloten. Onze leidinggevende, Tom Degreef, komt wekelijks langs voor een gezamenlijk overleg. Als er iets uitgedeeld wordt van een schenking of speciaal event, wordt er ook altijd aan ons gedacht en de interne nieuwsbrief printen we hier altijd zelf om te verdelen, zodat iedereen goed op de hoogte blijft.”
Hoe lang werken jullie zelf al bij het A.S.Z. en wat vinden jullie zo fijn aan jullie job?
Chantal: “Ik werk hier intussen 3,5 jaar: sinds april ‘18 als stafmedewerker aankoop en sinds december ‘20, als diensthoofd van de centrale aankoopdienst. Wat ik zo leuk vind, is dat we vanuit onze dienst een service leveren voor het hele ziekenhuis. Iedereen heeft wel iets nodig van ons en het gevoel dat we iemand kunnen helpen, is enorm bevredigend. De aankopen zijn ook heel divers: we hebben onze voorraadartikelen in het magazijn maar ook investeringsgoederen, alles wat met infrastructuur te maken heeft en zo veel meer. We streven ernaar om in de toekomst een nog betere service te kunnen bieden aan alle diensten en om de aankoopflow binnen het ziekenhuis nog verder te optimaliseren.”
Sara: “Ik werk sinds april 2015 bij het A.S.Z. als magazijnverantwoordelijke en nu sinds 2020 ook rechtstreeks onder Tom Degreef. We voelen ons samen echt één dienst. We kunnen ook niet zonder elkaar omdat we zo hard overlappen. We zijn ook elkaars back-up en dat werkt heel goed. Voorheen was dat meer gescheiden maar door de verhuis zijn we eigenlijk dichter naar elkaar toegegroeid. Wat ik zo leuk vind aan mijn job? Ik heb altijd graag in warehousing gewerkt omdat het zo dynamisch is en nu ik dit voor een ziekenhuis kan doen, voelt het nog belangrijker: we zorgen er mee voor dat onze collega’s alles beschikbaar hebben om hun patiënten goed te kunnen verzorgen. Onze collega’s zijn in feite onze ‘klanten’ en je wilt altijd zo snel mogelijk een oplossing vinden wanneer ze een bepaald item nodig hebben, zodat zij verder kunnen. Ik heb ook een heel fijn team om mee samen te werken. We werken hier echt met ons hoofd, hart en handen!”
