Met drie vooruitstrevende campussen legt het A.S.Z. zich toe op innovatie en technologische ontwikkelingen. Achter én voor de schermen volgen diverse projecten elkaar in sneltempo op. Het grote voordeel? De informatie in het medisch dossier is altijd accuraat en up-to-date en tilt de kwaliteit binnen onze ziekenhuizen naar een hoger niveau. Alles begon in 2017. Toen koos het A.S.Z. ervoor om te werken met het elektronisch patiëntendossier (EPD) van de firma nexuzhealth, genaamd het Klinisch Werkstation (KWS). Het KWS is een geïntegreerd dossier binnen en tussen samenwerkende ziekenhuizen, waarbij alle disciplines (zorg, medisch, paramedisch, …) bijdragen aan hetzelfde patiëntendossier.
Project UNIK
De afgelopen jaren zijn er heel wat grote stappen gezet in de richting van één geïntegreerd patiëntendossier: zo wordt sinds 2020 alle medicatie voorgeschreven en opgevolgd in het KWS. Dat heeft verschillende voordelen voor de patiënt: bij een opname of consultatie kunnen zorgverleners met enkele klikken bekijken welke medicatie een patiënt gebruikt en de verdere zorg daarop afstemmen. De uitrol van de elektronische patiëntendossiers in ziekenhuizen betekent een grote vooruitgang voor de informatiedeling binnen een zorginstelling. Niet alleen voor de zorgverleners, maar ook voor de patiënt zelf, die bij een doorverwijzing naar een andere arts niet telkens opnieuw zijn verhaal moet doen. Alles wat die andere arts absoluut moet weten over de patiënt, zit in principe al in dat EPD vervat.
UNIK is de projectnaam voor het EPD binnen het A.S.Z. Om dit grote project in goede banen te leiden is er een apart team opgericht. Zij zijn verantwoordelijk voor de implementatie van het EPD en staat in voor ondersteuning, support, opvolging, verbeteracties, configureren, introducties van nieuwe functionaliteiten, GO-lives,…
Uitrol elektronisch patiëntendossier binnen het A.S.Z.
In juni 2018 ging Team Unik live met het administratief dossier, afsprakenbeheer en patiëntmanagement. De projecten elektronisch medisch dossier (EMD) en elektronisch medicatievoorschrift (EMV) werden opgestart in april 2018 en 2019 stond volledig in het teken van de verdere uitrol hiervan.
In 2020 stonden volgende grote projecten op de planning:
- Digitale aanvragen voor de dienst Medische Beeldvorming
- Introductie van conventies
- Voorbereidingen van de opstart van de MOC-flow
- Implementatie van klinische studies
- Patiënten zelf afspraken laten boeken via mynexuzhealth
- Huisartsen afspraken laten boeken via mynexuzhealthpro
- Implementatie centraal patiëntenvervoer
- Afronden van de implementatie van EMV
- Opstart van de voorbereidingen van KWS-module Zorg en het elektronisch verpleegkundig dossier
Omwille van de coronapandemie is deze planning stevig door elkaar geschud maar uiteindelijk zijn alle projecten toch opgestart in 2020. Dit kon enkel gerealiseerd worden door de niet aflatende inzet van Team Unik en alle betrokken artsen en medewerkers.
"De overstap naar een digitaal patiëntendossier is een grote stap vooruit. Het nieuwe geïntegreerde patiëntendossier vergemakkelijkt de communicatie tussen de verschillende zorgverleners die samen voor de zorg instaan en draagt op die manier bij tot een veilige, kwaliteitsvolle en efficiënte zorg. Patiënten hoeven niet telkens hun verhaal opnieuw te doen en het vermijdt dubbele onderzoeken of fouten die kunnen ontstaan door ontbrekende informatie. Bovendien hanteren wij een zeer strenge toegangscontrole. Enkel zorgverleners die direct bij de zorg betrokken zijn, hebben toegang tot het medisch dossier" vertelt Alain Parewyck, administratief directeur.
In 2021 stonden volgende projecten ingepland:
- De go-live van de KWS-module Zorg op drie pilootafdelingen binnen het A.S.Z. inclusief koppelingen met NEWS (National Early Warning Score), ISBARR, Cybertrack, en een nieuwe anamnesemodule.
- De verdere uitrol van de module Zorg in het vierde kwartaal van 2021 (met Geriatrie en het Geriatrisch Dagziekenhuis Aalst, en de Palliatieve eenheid) en doorheen 2022 (te beginnen met alle revalidatie-eenheden in Wetteren en Geraardsbergen). Zo zou tegen eind 2022 iedereen binnen het A.S.Z. met het zorgdossier moeten werken.
- De opstart van de configuratie van de chemomodule binnen het KWS, EMV voor het oncologisch dagziekenhuis en de bereidingsmodule Spectra, met voorziene uitrol midden 2022.
- Het onthaal op campus Wetteren startte eind 2021 op met e-valrex. Dit is een bedplanningstool binnen het KWS, die de agenda zal vervangen waar tot op heden gebruik van wordt gemaakt.
- Voor Spoedopname werd ‘Traffic’ verder ontwikkeld, waardoor wachtende patiënten en begeleiders in de wachtzaal van de dienst Spoedopname op een scherm zien hoe druk het is en zo de wachttijden kunnen inschatten.
In 2022 volgen dan nog de OK- en Tarificatie-module en in 2023 de modules RIS (Radiologie InformatiesSysteem), NIS (Nucleair InformatieSysteem) en facturatie.
Online afsprakenbeheer schakelt versnelling hoger tijdens coronapandemie
Tijdens de eerste coronagolf in 2020, moest de module afsprakenbeheer een versnelling hoger schakelen toen bleek dat tijdelijk alle niet-essentiële afspraken geannuleerd moesten worden. De firma nexuzhealth speelde hier vlot op in en bood elk ziekenhuis de mogelijkheid om via het blokkeren van sloten enerzijds de geannuleerde afspraken terecht te laten komen op een werklijst en anderzijds de patiënt op de hoogte te brengen van zijn geannuleerde afspraak via sms.
Op deze manier kon vlot elke geannuleerde afspraak opnieuw worden geboekt bij een versoepeling van de maatregelen. Daarnaast werd binnen het A.S.Z. op advies van de crisiscel elke bestaande agenda gedupliceerd zodat de afspraken beter konden worden gespreid. Dankzij deze workflow verliep het opnieuw opstarten en inplannen van de consultaties zeer vlot en kon op korte termijn gemakkelijk worden overgestapt naar de reguliere agenda.
Naast de aanpassingen die nodig waren tijdens de coronacrisis, werd door het A.S.Z. ook meer de nadruk gelegd op het gebruik van de mynexuzhealth app, waarin voor de patiënt niet alleen de mogelijkheid bestaat om verslagen te raadplegen maar ook om openstaande afspraken te bekijken, afspraken te maken en uitslagen van onderzoeken te raadplegen (bv. uitslag PCR-test). Daarbovenop bestaat ook de mogelijkheid voor de medische diensten om sloten beschikbaar te maken voor huisartsen, wat voornamelijk gebruikt wordt op de diensten Cardiologie, Urologie en Endocrinologie.
We blijven volop verder aandacht besteden aan het actiever betrekken van patiënten en huisartsen bij de interactie met het ziekenhuis. Zo zijn er al verschillende vragenlijsten beschikbaar in de mynexuzhealth app die patiënten zelf thuis kunnen invullen, denk aan een covidvragenlijst of het dagboek voor oncologische patiënten. Dit is een zeer handige tool die we zeker en vast verder gaan uitbreiden in de toekomst. Meer en meer patiënten vinden immers de weg naar de app van mynexuzhealth.
We blijven volop verder aandacht besteden aan het actiever betrekken van patiënten en huisartsen bij de interactie met het ziekenhuis. Zo zijn er al verschillende vragenlijsten beschikbaar in de mynexuzhealth app die patiënten zelf thuis kunnen invullen, denk aan een covidvragenlijst of het dagboek voor oncologische patiënten. Dit is een zeer handige tool die we zeker en vast verder gaan uitbreiden in de toekomst. Meer en meer patiënten vinden immers de weg naar de app van mynexuzhealth.
Het elektronisch medicatievoorschrift wordt steeds optimaler gebruikt
De uitrol van het elektronisch medicatievoorschrift binnen het KWS betekende voor het A.S.Z. een belangrijke stap vooruit inzake patiëntveiligheid en de automatisatie van de bevoorrading van medicatie vanuit de dienst Apotheek richting verpleegafdelingen. In januari 2019 startten alle verpleegafdelingen op campus Aalst op met het elektronisch medicatievoorschrift. Net wanneer campus Geraardsbergen live zou gaan, sloeg het coronavirus toe. Het project werd tijdelijk on hold gezet tot oktober 2020. Toen konden ook de campussen Geraardsbergen en Wetteren overschakelen. Enkel de dienst Intensieve zorgen en het Oncologisch dagziekenhuis zaten niet in de originele scope van het EMV. De dienst Intensieve zorgen zal in een later stadium opstarten met het verpleegkundige dossier in het KWS, vermoedelijk zal dit pas in 2023 zijn.
Eind november 2021 is het Oncologisch dagziekenhuis overgeschakeld naar de chemomodule en Spectra, de nieuwe bereidingsmodule van het KWS. Midden 2022 zou de oncologische afdeling in Aalst live gaan en na de zomer de overige. Ook werd CIVARS (digitale aanvraag terugbetaling geneesmiddelen) rechtstreeks vanuit het KWS opgestart.
Dankzij steeds meer beschikbare data, konden de artsen en verpleegkundigen in 2021 steeds beter het gebruik van de EMV-module monitoren en snel bijsturen waar nodig, zodat de EMV-module binnen ons ziekenhuis optimaal gebruikt wordt.
Sinds september 2021 kunnen onze artsen hun patiënten een medicatievoorschrift meegeven zonder dat er nog papier aan te pas komt. Een medicatievoorschrift na een raadpleging of opname in het A.S.Z. wordt voortaan automatisch verzonden naar de e-ID van onze patiënten. Een eID, rijksregisternummer of bewijs van voorschrift op de smartphone van de patiënt volstaan dan om de geneesmiddelen op te halen in de apotheek. Wie dat wil, zal wel nog altijd een papieren bewijs meekrijgen.
"Het volledig gedigitaliseerde traject van de medicatievoorschriften en een correcte registratie van de toediening verhoogt de patiëntveiligheid enorm. Zo weten we zeker dat het juiste product op het juiste moment bij de juiste patiënt terechtkomt. De snelheid waarmee de organisatie de overstap van papier naar digitaal heeft gemaakt is om terecht trots op te zijn" aldus Parewyck.
Ook zorg kan nu geregistreerd worden in het KWS
In 2020 zijn we van start gegaan met de configuratie van de zorgmodule binnen het KWS. In juni en september gingen de pilootafdelingen Geriatrie Geraardsbergen, Gastro-interne en Heelkunde van start. Alle procedures moesten vertaald worden in de zorgmodule. Zo wordt de anamnese nu rechtstreeks in het elektronisch verpleegkundig dossier ingevoerd. Daarnaast moest ook de input van de hoofdverpleegkundigen en de key users vertaald worden in het KWS (denk aan ontslagformulier, overdracht, eetlijsten,...).
Het eerste basisplan voor de dienst geriatrie werd aangemaakt, met ook een aantal schema’s volgens de procedures van het A.S.Z. Een voorbeeld hiervan is de procedure ‘fixatie’. Wanneer een verpleegkundige de zorg ‘fixatie’ registreert, start er automatisch een schema op dat ervoor zorgt dat er om de 4 uur een observatie van de patiënt moet gebeuren en dat er een bericht verschijnt dat de infobrochure moet worden meegegeven aan de familie.
Daarnaast maakte team Unik ook sjablonen aan voor de verpleging die ondersteuning bieden bij het registeren van een zorg. Een voorbeeld hiervan is de urinaire verblijfskatheter, voor elk type katheter werd een sjabloon voorzien. Bij het selecteren van een sjabloon worden de nodige velden ingevuld en rolt er ook meteen een schema uit. Door het uitrollen van dit schema is het onmiddellijk duidelijk wanneer deze katheter dient vervangen te worden. Hier namen we twee belangrijke projecten bij op: de overdracht via de ISBARR-methodiek en de registratie van de parameters via NEWS en PEWS.
De omschakeling van een papieren naar elektronisch verpleegkundig dossier heeft voor de verpleegafdelingen een enorme impact op de manier van werken. Team Unik voorziet dan ook samen met de key users van de verpleegafdelingen de nodige opleidingen, oefensessies en begeleiding op de werkvloer.
De impact van de overgang op gebruikers
Iedereen beseft dat we de overstap moeten maken van papier naar digitaal werken. Toch is er bij de opstart van een project telkens wat angst voor het onbekende en voor het feit dat dit meer werk met zich mee zou brengen. Dit probeert team Unik op te vangen door uitgebreide analysegesprekken te voeren voor de opstart van een project en zo de eindgebruiker een beter inzicht te geven in wat het allemaal met zich meebrengt. Dit neemt vaak al een groot deel van de angst weg. En uiteindelijk is iedereen overtuigd van de voordelen en horen we van vele gebruikers dat ze niet meer terug willen naar het papieren tijdperk.
